Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) richtet einen dringenden Appell an alle im Versicherungsbereich tätigen Unternehmen, ihre Kommunikation mit der Behörde fortan ausschließlich auf digitalem Wege zu führen. Besonders für offizielle Anträge, einzureichende Dokumente und generellen Schriftverkehr ist der elektronische Versand nun der bevorzugte und effizienteste Kommunikationskanal. Selbst in Fällen, in denen die Gesetzeslage die Schriftform erfordert, stellt die BaFin mittlerweile digitale Alternativen zur Verfügung, die eine rechtsgültige Einreichung ermöglichen.

Unternehmen sind angehalten, ihre Anfragen gezielt an die zuständigen Aufsichtsreferate zu adressieren, wobei die Referatsnummerierung im Format VAxy@bafin.de zu verwenden ist, wobei „xy“ für die spezifische Referatsnummer steht. Bei Unsicherheiten oder Fragen, insbesondere im Bereich der Beschwerden, stehen die bekannten Ansprechpartner zur Verfügung.

In Anbetracht der sensiblen Natur vieler übermittelter Informationen empfiehlt die BaFin nachdrücklich, für den Versand vertraulicher Daten verschlüsselte E-Mails zu nutzen. Dies gilt vor allem für Verbraucherbeschwerden und Anfragen im Versicherungsbereich, die zentral vom Referat VBS 14 bearbeitet werden. Die BaFin stellt auf ihrer Website Informationen bereit, wie eine sichere E-Mail-Kommunikation etabliert werden kann, eine Praxis, die viele Unternehmen bereits im Umgang mit der BaFin nutzen.

Im Zuge der digitalen Einreichung von Jahresabschlüssen, Geschäftsberichten, Prüfungsberichten der Wirtschaftsprüfer und weiteren relevanten Dokumenten legt die BaFin großen Wert auf die Verwendung der Melde- und Veröffentlichungsplattform (MVP). Insbesondere Jahresabschlüsse und Geschäftsberichte müssen ausschließlich über dieses Portal eingereicht werden, wobei eine spezifische Einreichungsform im MVP-Fachverfahren „Versicherungsaufsicht“ vorgesehen ist.

Die BaFin betont die Wichtigkeit einer präzisen und sorgfältigen Vorbereitung der eingereichten Unterlagen, um eine effiziente Bearbeitung zu gewährleisten. Unternehmen sollten sich vorab intensiv mit den relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen und ihre Anträge entsprechend fundiert und detailliert ausarbeiten.

Die BaFin ermutigt alle Unternehmen, sich dieser neuen digitalen Einreichungspraxis anzuschließen, um die Kommunikation und den Prozess der Antragsstellung zu optimieren und letztendlich die Effizienz und Wirksamkeit der Aufsichtsprozesse zu steigern.

Quelle:BaFin