Aber zur Umsetzung der Anfrage müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• der Zweck, zu dem die Daten ursprünglich erhoben wurden, ist weggefallen;
• der Betroffene widerruft seine Einwilligung zur Verarbeitung und es existiert keine andere Rechtsgrundlage zur Verarbeitung;
• der Betroffene legt Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es gibt keine vorrangig zu beachtenden Gründen für die Verarbeitung;
• die Verarbeitung war unrechtmäßig.

Auch hier bestätigen natürlich Ausnahmen die Regel, bei denen das Recht auf Löschung nicht greift. Es muss nicht gelöscht werden, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist. Des Weiteren kommen die Aufbewahrungspflichten dazu. Es findet dann zwar keine aktive Verarbeitung mehr statt, aber gelöscht werden dürfen die Daten aus den Systemen trotzdem erst nach Ablauf der Fristen.

Sind alle Kriterien für die Löschung erfüllt, empfiehlt es sich, die Löschung der Nachweisbarkeit halber zu protokollieren, aber auch um selbst einen Überblick zu haben und eventuelle Fehler zu bemerken.

In diese Protokollierung sollten Sie aufnehmen:

• Zeitpunkt der Löschung;
• Angaben zu den personenbezogenen Daten, welche gelöscht wurden (z.B. Art der Daten, Umfang);
• Gründe der Löschung;
• welche Maßnahmen zur Löschung ergriffen wurden.

Diese Liste sind lediglich Vorschläge; Sie können sie nach Ihren Ansprüchen erweitern oder kürzen. Geben Sie aber stets darauf Acht, dass sowohl die Löschung als auch die Protokollierung derselben datenschutzkonform stattfinden (ganz besonders bei sensiblen personenbezogenen Daten nach Art. 9 DS-GVO). Außerdem sollte das Protokoll datenschutzkonform aufbewahrt werden, so dass nur Personen Zugang zu diesem haben, die diese Angaben benötigen.