Zunächst müssen Sie unbedingt vor der geplanten Verarbeitung der Daten gemäß Art. 12-14 DS-GVO über sämtliche Aspekte der Datenverarbeitung aufklären und informieren. Dazu gehört, wer der Verantwortliche ist, zu welchem Zweck welche Verarbeitung geplant ist und natürlich, welche Rechte der Betroffene bezüglich seiner Daten. Was hier besonders beleuchtet werden soll, ist das Recht auf Auskunft, welches oft im Zusammenhang mit dem Recht auf Löschung eingefordert wird.

Das Auskunftsrecht findet sich im Art. 15 DS-GVO. Wenn ein Auskunftsersuchen bei Ihnen eintrifft, sollte dieses unverzüglich, maximal aber innerhalb eines Monats beantwortet werden. Die betroffene Person kann sich ansonsten an die Aufsichtsbehörde wenden und Sie dort anzeigen. Unter bestimmten Voraussetzungen, wie ein sehr hohes Arbeitsaufkommen oder eine besondere Komplexität der Anfrage, kann die Frist um höchstens zwei Monate verlängert werden. Die Beantwortung der Anfrage sollten alle in Art. 15 Abs. 1 DS-GVO genannten Informationen enthalten. Dabei handelt es sich um die folgenden:

1. die Verarbeitungszwecke,
2. die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,
3. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen,
4. falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,
6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
7. wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten,
8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Wichtig ist hierbei, zuvor die Identität der Person zu überprüfen. Kam das Auskunftsersuchen beispielsweise per Telefon, Mail oder Kontaktformular auf der Webseite herein, kann über den postalischen Weg die Identität abgefragt und bestätigt werden.

Wenn Sie eine Auskunftsanfrage erhalten, kann Ihr Datenschutzbeauftragter Sie gern bei der Beantwortung unterstützen. Dazu ist es sinnvoll und notwendig, diese Anfrage sofort nach Erhalt weiterzuleiten, damit die Frist eingehalten werden kann. Geben Sie Ihrem Datenschutzbeauftragten dazu auch gleich alle notwendigen Informationen weiter, die zur Beantwortung der Anfrage notwendig sind.